Wat niemand je vertelt over Office 365

De cloud beschermt je data niet

De cloud heeft ons werklandschap drastisch veranderd. Met tools zoals Microsoft Office 365 is het makkelijker dan ooit om samen te werken, documenten te delen en vanaf elk apparaat toegang te krijgen tot bestanden.

Maar wat veel organisaties over het hoofd zien, is dat de bescherming van gegevens in de cloud niet volledig gegarandeerd is. Hoewel Microsoft een solide infrastructuur biedt, eindigt hun verantwoordelijkheid bij het beheer van die infrastructuur.

Jij blijft verantwoordelijk voor wat er in de cloud gebeurt en de security van je eigen data.

In dit artikel leggen we uit waar de verantwoordelijkheden van Microsoft eindigen, wat er mis kan gaan en hoe je ervoor zorgt dat je data écht veilig is.

Microsoft’s gedeelde verantwoordelijkheid

Wat niemand je vertelt over Office 365

Microsoft biedt veel voordelen aan hun klanten, zoals geografisch redundante opslag, versleuteling en beveiliging tegen hardware storingen. Ze zorgen ervoor dat je data altijd beschikbaar is, zelfs bij een storing in één van hun datacenters.

Daarnaast bieden ze beperkte herstelmogelijkheden via prullenbakken en versie geschiedenis, waarmee per ongeluk verwijderde bestanden tot 30 dagen hersteld kunnen worden.

Maar daar stopt het. Microsoft richt zich op het draaiend houden van hun infrastructuur. Het beheer, het beveiligen en het herstel van jouw gegevens blijven jouw verantwoordelijkheid.

Volgens Microsofts Shared Responsibility Model is het duidelijk: Microsoft zorgt voor de cloud, maar jij bent verantwoordelijk voor wat je erin zet. Dit betekent dat je zelf maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat je data veilig blijft, zelfs bij onverwachte incidenten.

 

Wat kan er misgaan zonder een eigen back-upstrategie?

Hoewel de cloud enorm veel voordelen biedt, zijn er ook valkuilen die vaak worden onderschat. Zonder een eigen back-upstrategie kun je te maken krijgen met de volgende risico’s:

  • Per ongeluk verwijderen van gegevens
    Als een bestand of e-mail per ongeluk wordt verwijderd, verdwijnt het niet alleen lokaal, maar ook in de cloud. De prullenbak en versiegeschiedenis bieden slechts een tijdelijke oplossing. Na een bepaalde periode (vaak 30 dagen) is de data definitief weg.
  • Kwaadwillige aanvallen en bedreigingen
    Cyberdreigingen zoals ransomware blijven een groot risico. Als een medewerker besmette bestanden uploadt of een phishinglink opent, kunnen al je gegevens in gevaar komen. De ingebouwde beveiligingsfuncties van Office 365 zijn niet altijd voldoende om je volledig te beschermen.
  • Problemen met synchronisatie
    Denk aan OneDrive. Als een bestand lokaal wordt verwijderd of besmet, wordt deze wijziging onmiddellijk gesynchroniseerd met de cloud. Wat je lokaal kwijtraakt, raak je dus ook in de cloud kwijt.
  • Vertrekkende medewerkers
    Bij het vertrek van een medewerker wordt hun data vaak slechts 90 dagen bewaard. Heb je daarna nog toegang nodig, dan is het simpelweg te laat.
  • Kwaadwillige insiders
    Ontevreden of voormalige medewerkers kunnen opzettelijk bestanden verwijderen of schade toebrengen aan kritieke data. Zonder een back-up zijn deze gegevens voorgoed verloren.

Waarom is een eigen back-up strategie essentieel?

Veel organisaties onderschatten de risico’s van gegevensverlies in de cloud. Uit onderzoek blijkt dat 37% van de bedrijven al te maken heeft gehad met dataverlies in Office 365, vaak door menselijke fouten, malware of misconfiguraties. Daarnaast heeft meer dan 76% van de organisaties geen volledige back-up van hun cloudomgeving, waardoor zij onnodig kwetsbaar blijven.

Een eigen back-upstrategie biedt een vangnet. Het stelt je in staat om:

  • Gegevens te herstellen na gebruikersfouten, kwaadaardige aanvallen of interne incidenten.
  • Je te beschermen tegen langdurig dataverlies door beperkte retentie periodes.
  • Continuïteit te garanderen, zelfs bij ernstige verstoringen in je cloud omgeving.

Een goede configuratie is cruciaal

Naast een back-up strategie is een veilige en goed geconfigureerde Microsoft 365-omgeving onmisbaar. Veel beveiligingsproblemen ontstaan door verkeerde instellingen, zoals te brede gebruikersrechten of het ontbreken van Multifactor-Authenticatie (MFA).

Een goede configuratie kan de toegang tot gegevens beter controleren en verdachte activiteiten sneller detecteren.

Hoewel een goede configuratie een sterke basis vormt, biedt het geen volledige garantie tegen dataverlies. Daarom is een combinatie van een goede configuratie en een betrouwbare back-upstrategie essentieel om je gegevens volledig te beschermen.

Conclusie: Jouw data, jouw verantwoordelijkheid

De overstap naar de cloud brengt onmiskenbare voordelen met zich mee, maar het idee dat je gegevens volledig veilig zijn zodra ze in Office 365 staan, is een mythe.

Microsoft biedt een solide infrastructuur, maar de bescherming van jouw data hangt af van jouw configuraties, strategieën en bereidheid om te investeren in extra beveiliging.

Een veilige cloud omgeving begint met een goede configuratie en eindigt met een robuuste back-up strategie. Wil je weten hoe goed jouw omgeving is ingericht en waar mogelijke risico’s liggen?

Cyberplan kan je helpen met een grondige audit en rapportage van je Office 365-omgeving. Daarnaast geven wij ook advies op maat voor de geavanceerde beveiliging van Microsoft 365. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen om je gegevens te beschermen tegen de risico’s van morgen.